Laufende Kontrolle des Postfaches im Unternehmensserviceportal
Bereits seit dem Jahr 2020 sind Unternehmerinnen und Unternehmer verpflichtet, an der elektronischen Zustellung (eZustellung) von Behörden teilzunehmen.
Im Zuge der eZustellung werden behördliche Nachrichten (RSa, RSb-Schreiben, Fensterkuvert-Sendungen) über das elektronische Postfach "Mein Postkorb" im Unternehmensserviceportal (USP) zugestellt.
Ausgenommen von der elektronischen Zustellung sind jene Unternehmer, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind. Unternehmer mit Zugang zu FinanzOnline werden in der Regel automatisch im USP registriert.
Direkte Zustellung und Zugriffsrechte einer steuerlichen Vertretung
Wird einer steuerlichen Vertretung eine Vollmacht inkl. Zustellvollmacht erteilt, so ist zu beachten, dass die Finanzverwaltung dennoch in wenigen Fällen Schriftstücke nicht an die steuerliche Vertretung, sondern direkt an den Empfänger zustellt. Eine direkte Zustellung erfolgt in nachfolgenden Fällen:
- Aufforderungen zur Einhebung von Abgaben (Mahnungen, Sicherungsaufträge, Vollstreckungsbescheide) werden direkt an den Zahlungspflichtigen zugestellt
- Vorabinformationen im Einziehungsverfahren
- Vorladungen
Auch ist zu beachten, dass eine steuerliche Vertretung selbst bei vorliegender Zustellvollmacht keinen Zugriff auf das Postfach ihrer Klienten im Unternehmensserviceportal hat, weshalb hier selbst eine regelmäßige Kontrolle dieses notwendig ist.
Aktivierung der E-Mail-Benachrichtigung
Um laufend über Zustellungen im elektronischen Postfach des Unternehmensserviceportals informiert zu werden, ist es empfehlenswert, eine gültige E-Mail-Adresse zu hinterlegen sowie die Benachrichtigungsfunktion im Unternehmensserviceportal zu aktivieren.
Stand: 28. Oktober 2025