Private Reisen sind Aufwendungen für die Lebensführung und daher nicht als Werbungskosten absetzbar. Damit eine sogenannte Studienreise als Werbungskosten für einen Dienstnehmer abzugsfähig ist, müssen laut Lohnsteuerrichtlinien folgende Voraussetzungen gegeben sein:
Eine berufliche Veranlassung liegt nur dann vor, wenn die Reise ausschließlich oder nahezu ausschließlich beruflich veranlasst ist. Die (nahezu) ausschließliche berufliche Veranlassung von Kongress-, Studien- und Geschäftsreisen ist durch Anlegung eines strengen Maßstabs festzustellen.
Zur Anerkennung der (nahezu) ausschließlichen beruflichen Veranlassung müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:
Lassen sich bei Studienreisen die beruflich veranlassten Reiseabschnitte klar und einwandfrei von privat veranlassten Reiseabschnitten trennen, ist eine Aufteilung bzw. Zuordnung von Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Nächtigungsgeldern vorzunehmen. Ist die Reise hingegen durch ein Programm geprägt, das private Erholungs- und Bildungsinteressen mit beruflichen Interessen untrennbar vermengt (Mischprogramm), liegt keine berufliche Veranlassung vor.
Für die Frage, ob ein Mischprogramm vorliegt, ist nicht entscheidend, ob der Arbeitgeber einen Teil der Reisekosten ersetzt oder nicht. Ist ein Mischprogramm anzunehmen, so sind auch jene Reisekosten, die anteilig auf ausschließlich berufliche Reiseabschnitte entfallen, nicht als Werbungskosten abzugsfähig. Fallen im Rahmen einer Reise mit Mischprogramm eindeutig abgrenzbare Fortbildungskosten oder sonstige Werbungskosten an (z. B. Teilnahmegebühren für Aus- und Fortbildungsveranstaltungen, Erwerb von schriftlichen Kongressunterlagen), so sind diese Kosten abzugsfähig.
Auch die Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes ist beim Thema Studienreisen zu beachten. So kann unter anderem die Unüblichkeit des gewählten Veranstaltungsortes (z. B. Ärztefortbildung im Wintersportort mit „Ärztesportstunden“) oder die Begleitung durch Familienangehörige ein Indiz für Privatreisen darstellen.
Stand: 24. Mai 2022